Google Drive เป็นหนึ่งใน G Suite ซึ่งเป็นบริการสำหรับนิสิต และบุคลากรจุฬาฯ เป็นทางเลือกในการทำงาน โดยมีเครื่องมือสำหรับทำงาน เช่น ระบบเอกสาร ระบบประชุมทางไกล ระบบเก็บข้อมูล และอื่น ๆ อีกมากมาย

ทำไมเราจึงต้องสำรองข้อมูล

          การปกป้องข้อมูลจากการสูญหายถือเป็นความรับผิดชอบร่วมกันระหว่าง Google และองค์กรที่ใช้ข้อมูลดังกล่าว ในขณะที่ Google ทำงานในส่วนของ Google อย่างดีในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล แต่ผู้ใช้งานก็จะต้องใช้มาตรการการป้องกันที่จำเป็นเพื่อปกป้องข้อมูลของตัวเองเช่นกัน

ข้อมูลที่เก็บไว้ใน Google Drive จะสูญหายได้หรือไม่

          ได้ โดยอาจจะถูกลบจากผู้ที่ไม่หวังดีหรือการลบโดยไม่ได้ตั้งใจ และบางครั้งอาจมีเหตุการณ์การโจมตีทางไซเบอร์ที่ส่งผลให้ระบบหยุดชะงัก ทำให้ผู้ใช้งานไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้เป็นเวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวัน เป็นต้น

Google Drive โดนแฮกได้หรือไม่

         ได้ โดยสามารถดูได้จากสถานการณ์ตัวอย่าง ดังต่อไปนี้

ข้อผิดพลาดของผู้ใช้และกิจกรรมที่เป็นอันตราย	อาจถูกลบหรือสูญหายจากผู้ที่ไม่หวังดีหรือการลบโดยไม่ได้ตั้งใจ แม้ว่า Google จะมีตัวเลือกสำหรับการกู้คืนข้อมูลที่สูญหาย แต่ก็มีข้อจำกัดบางอย่าง โดยสามารถดูรายละเอียดได้จาก ‘Terms of Services’ เกี่ยวกับการสูญหายของข้อมูล
การโจมตีด้วยมัลแวร์และแรนซัมแวร์	คุณลักษณะการสำรองและซิงก์ข้อมูลของ Google จะซิงก์ข้อมูลระบบคลาวด์ระหว่างอุปกรณ์ต่าง ๆ หากอุปกรณ์ในองค์กรที่ซิงก์กับ Google ไดร์ฟของคุณได้รับความเสียหายจากมัลแวร์ / แรนซัมแวร์จะทำให้แอปพลิเคชัน Google ออนไลน์เสียหายด้วย
ไฟดับ	ธุรกิจหลายล้านรายและผู้ใช้ Google ไดร์ฟแต่ละรายอาจได้รับผลกระทบอย่างรุนแรงจากการหยุดทำงาน ตามรายงานของ The Washington Post ในเดือนพฤศจิกายน 2017 อเมริกาเหนือได้รับผลกระทบจากการหยุดทำงาน ซึ่งทำให้ผู้ใช้งานจำนวนมากไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลทางธุรกิจที่เก็บไว้บนระบบคลาวด์เป็นเวลาหลายชั่วโมง
Third-Party Applications ที่น่าสงสัย	แอปพลิเคชันอื่น ๆ ที่สามารถเข้าถึงเอกสารใน Google Drive ของคุณแบบลับ ๆ ผ่านสิทธิ์ที่คุณอนุญาตไว้ระหว่างการติดตั้ง โดยแอปพลิเคชันดังกล่าวที่ติดตั้งในเครือข่ายธุรกิจ สามารถเข้าถึงข้อมูลธุรกิจส่วนตัวและข้อมูลสำคัญที่เก็บไว้ใน Google ไดร์ฟได้
Phishing Attacks	การโจมตีแบบฟิชชิง ทำให้ผู้ใช้ส่งลิงก์เอกสารไดร์ฟและสิทธิ์การเข้าถึงไปยังผู้โจมตีโดยไม่ได้ตั้งใจ ทำให้ผู้ที่ไม่หวังดีสามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้

 

เราจะสำรองข้อมูล Google Drive ได้อย่างไร

Google มีแอปพลิเคชันบางตัวที่สามารถตอบสนองวัตถุประสงค์ของเครื่องมือสำรองข้อมูลทางอ้อมได้ แม้ว่าจะไม่ได้รับการพัฒนาเพื่อเป็นเครื่องมือสำรองข้อมูลหลัก แต่แอปพลิเคชั่นเหล่านี้สามารถช่วยให้ผู้ใช้งานเก็บข้อมูล Google Drive ได้ไม่จำกัด โดยผู้ใช้งานสามารถทำการสำรองข้อมูล Google Drive ไปยังฮาร์ดไดร์ฟภายนอกผ่านแอปพลิเคชัน Google ทั้งสามนี้:

• Backup and Sync Client
• Google Takeout
• Google Vault

มารู้จักกับ Backup and Sync

ผู้ใช้งานสามารถใช้แอปพลิเคชันนี้เพื่อดาวน์โหลดข้อมูลไดร์ฟลงในเดสก์ท็อปได้อย่างง่ายดาย  Backup and Sync จะดาวน์โหลดไฟล์ในไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่แชร์โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ที่ได้รับ

ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Backup and Sync คลิกที่นี่เพื่อดาวน์โหลดแอป

ขั้นตอนที่ 2: เปิดแอปพลิเคชันและลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google ของคุณ เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้คุณจะเข้าสู่ส่วน My Computer ส่วนนี้ให้ตัวเลือกในการอัปโหลดไฟล์ในเดสก์ท็อปของคุณไปยัง Google Drive

ขั้นตอนที่ 3: ยกเลิกการเลือก ตัวเลือกทั้งหมดในหน้า “My Computer” เพื่อป้องกันไม่ให้ไฟล์เดสก์ท็อปของคุณถูกอัปโหลดไปยัง Google Drive

เลือกส่วนของ Google Drive ที่ต้องการซิงก์

ขั้นตอนที่ 4: เลือก “Sync My Drive to this computer”

ขั้นตอนที่ 5: เลือก Location ที่ต้องการให้ดาวน์โหลดข้อมูลจาก Google Drive

ขั้นตอนที่ 6: เลือก “Sync everything in My Drive” หากต้องการซิงก์ข้อมูลทุกอย่างใน Google Drive หรือเลือก “Sync only these folders” หากต้องการซิงก์เฉพาะโฟลเดอร์ที่เลือก

ขั้นตอนที่ 7: เลือก “START”

ขั้นตอนที่ 8: คัดลอกไฟล์ทั้งหมดที่ดาวน์โหลดและบันทึกในโฟลเดอร์อื่นหรืออุปกรณ์อื่น ๆ

วิธี Backup ด้วย Google Takeout

          คุณสามารถสำรองข้อมูล Google ไดร์ฟได้โดยส่งออกข้อมูลของคุณผ่านเว็บแอปพลิเคชันของ Google – Google Takeout และจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ภายนอกอื่น ๆ

ขั้นตอนที่ 1: คลิกที่นี่เพื่อเข้าสู่ Takeout และลงชื่อเข้าใช้

ขั้นตอนที่ 2: เลือก ไดร์ฟ จากรายการผลิตภัณฑ์ของ Google

ขั้นตอนที่ 3: คลิก “ขั้นตอนถัดไป”

ขั้นตอนที่ 4: เลือกว่าจะส่ง Backup ไฟล์ด้วยวิธีใด สามารถกำหนดความถี่ ประเภทไฟล์ และขนาดของไฟล์ได้ กำหนดเสร็จแล้วคลิก “สร้างการส่งออก”

หลังจากนั้นจะขึ้นหน้าต่างว่า Google กำลังสร้างไฟล์ Backup ให้รอสักครู่

หมายเหตุ เวลาที่ใช้ขึ้นอยู่กับขนาดข้อมูลในไดร์ฟ

หลังจากกระบวนการเสร็จสิ้น ลิงก์ดาวน์โหลดหรือไฟล์ที่เรา Backup ไว้จะถูกส่งไปยังที่ที่เรากำหนดไว้

ซึ่ง Google Drive เป็นหนึ่งในคลังเอกสารออนไลน์และบริการซิงโครไนซ์ที่เป็นที่นิยมสูงด้วยผู้ใช้งานมากกว่า 800 ล้านคน และไฟล์ที่ฝากไว้ในไดร์ฟกว่า 2 ล้านล้านไฟล์ ความต้องการในการกู้ไฟล์จึงมีมากตามไปด้วย โดยข้อมูลที่หายอาจเนื่องมาจากหลายสาเหตุ เช่น การลบไฟล์และการบันทึกไฟล์ไปแทนที่โดยไม่ได้ตั้งใจ เป็นต้น

โดย Google Drive สามารถเรียกใช้ได้จากหลากหลายช่องทาง

1. จาก Web Browser https://drive.google.com
2. จาก Mobile Application ผ่าน App Store หรือ Play Store
3. จาก File Explorer ผ่านทาง Desktop ในกรณีที่ติดตั้ง Google Back up และ Sync Client แล้ว

ไฟล์ที่ลบจากข้อใดข้อหนึ่งข้างต้นจะถูกลบออกทั้งหมดโดยอัตโนมัติ เนื่องจากมีการซิงก์เป็นประจำโดยปกติ กล่าวง่าย ๆ คือกระบวนการกู้คืนไฟล์ Google Drive ที่ถูกลบอาจขึ้นอยู่กับปัจจัยสองประการ คือ

1. มีการ Backup ไว้แล้ว
2. ไม่มีการ Backup

แล้วเราจะกู้คืนไฟล์ที่ลบไปจาก Google Drive แล้วได้หรือไม่ คำตอบก็คือ ได้ เราสามารถกู้ไฟล์ที่ลบไปแล้วได้โดยดูจากตารางด้านล่างนี้

	ไม่มีการ Backup		มีการ Backup ไว้แล้ว
	กู้คืนจาก ถังขยะ	กู้คืนจาก  Admin Console	กู้คืนโดยใช้ Google Takeout	กู้คืนโดยใช้ Google Vault	กู้คืนโดยใช้ Third-Party tools
โดยเจ้าของบัญชี	ถ้าไฟล์ถูกลบภายใน 30 วัน ให้ตรวจสอบใน ‘ถังขยะ’	ติดต่อผู้ดูแลเพื่อกู้คืนไฟล์จาก ‘ถังขยะ’ ภายใน 25 วันหลังจากการลบไฟล์	กู้คืนไฟล์ที่สำรองไว้จาก Takeout	ติดต่อผู้ดูแลเพื่อกู้คืนไฟล์โดยการดาวน์โหลดไฟล์ที่ถูกลบจาก Google Vault	กู้คืนไฟล์ด้วยตนเองจาก third party tool
โดยผู้ดูแล	บอกผู้ใช้งานให้กู้คืนจาก ‘ถังขยะ’	กู้คืนไฟล์ภายใน 25 วันจาก ‘ถังขยะ’	บอกผู้ใช้งานให้กู้คืนไฟล์จาก Takeout	ดาวน์โหลดไฟล์ที่ถูกลบจาก Vault และบอกผู้ใช้งานเพื่อกู้คืนไฟล์	กู้คืนไฟล์จาก third party tool

 

Google Drive จะเก็บไฟล์ที่ถูกลบไว้กี่วัน

หลังจากลบจาก Google Drive	คงอยู่ใน ถังขยะ	ลบออกจาก ถังขยะ
ผู้ใช้งานทั่วไป	30 วัน	ลบถาวร
ผู้ใช้งาน G Suite	30 วัน	25 วันในแผงควบคุมของผู้ดูแล

 

วิธีการกู้คืนไฟล์จาก Google Drive Trash

ขั้นตอนที่ 1: เปิด Google Drive ของคุณ – ไปที่ตัวเลือก “ถังขยะ” ในบานหน้าต่างด้านซ้าย

ขั้นตอนที่ 2: ค้นหาไฟล์ที่จะกู้คืนและคลิกขวาที่ไฟล์

ขั้นตอนที่ 3: เลือกตัวเลือก “กู้คืน” จากเมนู

วิธีการกู้คืนไฟล์กรณีถูกลบออกจาก “ถังขยะ” ไปแล้ว

ผู้ใช้ Google ไดร์ฟแต่ละรายมีเวลาทั้งหมด 30 วันในการกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบ หลังจากนี้ไฟล์และโฟลเดอร์จะถูกลบออกอย่างถาวรจากโฟลเดอร์ “ถังขยะ” และไม่สามารถกู้คืนได้เว้นแต่คุณจะสำรองไฟล์ไว้แล้วก่อนที่จะลบ

แต่ถ้าคุณเป็นผู้ใช้ G Suite ผู้ดูแลระบบจะกู้คืนไฟล์และโฟลเดอร์ที่ลบถาวรจาก Admin Console ของ Google ได้

 

หากมีข้อสงสัยหรือต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม กรุณาติดต่อ
สำนักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ชั้น 3 อาคาร จามจุรี 3
โทรศัพท์ : 0-2218-3314 Email : help@chula.ac.th

ข้อมูลอ้างอิง

How to Recover Permanently Deleted Files from Google – Syscloud

How to Backup Google Drive for Your Business & Why It Matters – Syscloud